Avacy: le basi

Introduzione

Avacy nasce per semplificare, e rendere accessibile a tutti, l'adempimento ad obblighi del GDPR e del nuovo regolamento sulla ePrivacy Europea in merito alla gestione di cookie e dei consensi da parte delle aziende. Progettato in collaborazione con diversi studi legali, Avacy permette una gestione completa della privacy e cookie policy, della gestione dei consensi e del cookie banner, offrendo una soluzione pienamente esaustiva e adatta sia ad esperti del settore sia a non addetti ai lavori.

Grazie a questo strumento potrai inoltre:

mostrare il cookie banner sul tuo sito web;
occultare automaticamente gli script legati ai cookie quando l'utente non ha ancora espresso il consenso;
ricaricare automaticamente gli script legati ai cookie solo a consenso avvenuto.

Se vuoi approfondire cosa sia il GDPR, gli obblighi che ne derivano e molto altro, ti suggeriamo questo articolo del blog di Avacy.

Come aggiungere un nuovo dominio

Su Avacy per indicare il tuo sito web (es. mariorossisrl.it) non viene utilizzato il termine "dominio", ma piuttosto "spazio web". In questa guida e all'interno dello strumento, troverai il termine "dominio" associato solo ed esclusivamente alla gestione dei domini di terzo livello.

Se sei il proprietario o il gestore di uno spazio web puoi aggiungerlo sulla piattaforma e cominciare in questo modo a gestirne la compliance e il cookie banner. L'aggiunta di uno spazio web è un processo a doppia comunicazione, che permette ad Avacy di dialogare con questo e viceversa. Pertanto ti sarà in seguito richiesto di installare del codeice HTML sul tuo sito in modo da favorire tale comunicazione.

Aggiungere il tuo spazio web su Avacy è un'operazione molto semplice e alla portata di tutti, ma se dovessi riscontrare dei problemi ti invitiamo a scriverci attraverso l'assistenza, alla mail support@avacysolution.com.

Aggiungi nuovo spazio web: una volta effettuato il login, dalla Home clicca in alto a destra sul bottone "Aggiungi nuovo spazio web" ed avvia la procedura guidata in step.
Inserisci le informazioni di base: a seconda delle caratteristiche del tuo spazio web seleziona "https" o "http", quindi inserisci l'indirizzo per intero (es. www.mariorossisrl.it). Ricordati il "www" e l'estensione finale.

Le scansioni automatiche, se attivate, permettono ad Avacy di ispezionare il tuo spazio web ciclicamente, al fine di individuare nuove tecnologie installate da dichiarare e agevolarti dell'adempiere alla compliance.

Per ultimo ti viene chiesto di inserire la lingua principale del tuo spazio web. Qualora questi abbia risonanza internazionale, ti suggeriamo di impostare come lingua principale quella inglese, e di aggiungere nelle lingue secondarie l'italiano. Questo ti permetterà di mostrare la privacy e cookie policy in italiano a tutti coloro che accederanno dall'Italia, e in inglese per chi è all'estero.

Inserisci i dati: in questa sezione vengono chiesti i dati anagrafici del titolare del trattamento. I dati inseriti devono essere quelli del proprietario dello spazio web, e non di chi lo gestisce.

Viene quindi chiesto di specificare se il titolare è un azienda (es. RossiSRL) o una persona fiscia (Mario Rossi), di inserire la mail, l'indirizzo, la città, lo Stato di appartenenza, il CAP, la provincia, il numero di telefono e la partita iva. Se persona fisica viene richiesto anche il codice fiscale. Per ottemperare al GDPR viene richiesto di inserire la mail del DPO (ovvero di colui che gestisce la protezione dei dati all'interno della tua realtà), ma questo campo non è obbligatorio e può essere compilato o modificato in seguito.

Se in questo momento non hai il tempo o tutti i dati richiesti puoi anche optare per rimandare questo step, cliccando sulla checkbox "Inserirò i dati del titolare del trattamento successivamente".

Seleziona i fornitori: giusti a questo punto Avacy ha già fatto una prima ispezione del tuo spazio web per identificare quali tecnologie ci siano ora installate. Di seguito potrai visualizzare una tabella che riporta queste tecnologie e che aggiunge le più popolari oggi sul web (Facebook, Google Ads, Google Analytics ecc.). Quindi puoi selezionare quelle che sai essere oggi attive e una volta finito cliccare su "Avanti".

Questo passaggio non è obbligatorio, e tutto quanto selezionato può essere cambiato in futuro.

Collega al tuo spazio web: al fine di visualizzare il cookie banner sul tuo spazio web e avviare la comunicazione bi-direzionale è necessario installare del codice HTML sul tuo spazio web. Questo può essere fatto attraverso Wordpress, Google Tag Manager o manualmente, ma se non è tuo compito ti suggeriamo di rivolgerti alla figura che si occupa di questo all'interno della tua azienda.

Questo passaggio non è obbligatorio in questo momento, ma fondamentale da apportare in futuro per ottemperare all'obbligo di avere un cookie banner sul tuo spazio web.

Una volta cliccato su "Concludi" la procedura guidata volgerà al termine, e tornerai alla Home con la possibilità di vedere il tuo nuovo spazio web aggiunto su Avacy.

Cos'è una scansione

La scansione è uno strumento che l'utente può utilizzare per rilevare le tecnologie che compongono il proprio spazio web. Semplificando potremmo affermare che una scansione è un'ispezione per capire cosa oggi è presente all'interno di un dato spazio web. Avacy attraverso una scansione è in grado di rilevare:

Cookie (es. __unam)
Fornitori (es. Facebook)
Se lo spazio web ha installato Avacy

Una scansione può durare dai 5 minuti a più di un ora a seconda della mole di dati presenti sullo spazio web. Mentre questa è in corso l'utente può continuare tranquillamente ad utilizzare Avacy senza il rischio di interferire con il processo in corso. Al termine di questa, l'utente riceverà una notifica di processo terminato con successo e la dashboard fornirà puntualmente un feedback visivo.

Approfondisci qui ulteriormente i risultati di una scansione.

La gestione delle lingue

Avacy permette di gestire un Cookie banner multilingue, e per farlo richiede di impostare una lingua come principale e altre come secondarie. Ad oggi le lingue supportate sono italiano, inglese, spagnolo, francese. Qualora un utente dovesse accedere ad uno spazio web dalla Svezia non troverebbe un Cookie banner tradotto in svedese, ma impostato nella "lingua principale" di quello spazio web. Le lingue ad oggi supportate sono visibili al seguente link, al paragrafo “List of translations for purpose descriptions TCF EU v2.2”. Impostare le lingue secondarie invece, permette di visualizzare il cookie banner tradotto in quelle lingue se l'utente utilizza una lingua di sistema (del proprio computer) che è la medesima.

Esempio: lo spazio web mariorossisrl.it imposta come lingua principale quella inglese, e come secondaria l'italiano, lo spagnolo e il francese. Se un utente accederà a marirossisrl.it da un computer in lingua italiana vedrà il sito in italiano. Se invece il compuer fosse impostato in lingua tedesca, visualizzerebbe il Cookie banner in inglese, in quando il tedesco non è impostato e pertanto viene rimpiazzato con la "lingua principale" dello spazio web.

Nel caso di uno spazio web rivolto ad un pubblico internazionale, il suggerimento è di impostare l'inglese come lingua principale, e l'italiano e altre lingue come secondarie. In questo modo le nazioni estere nella peggiore delle ipotesi vedranno il cookie banner in lingua inglese.

I fornitori

Al fine di essere il più compliance possibile e dimostrare il vostro impegno al garante europeo per la privacy, è importante dichiarare quali siano i fornitori che oggi utilizzate sul vostro spazio web. É bene specificare che con il termine fornitore si intende un servizio che manipola o ha a che fare con i dati dell'utente finale. Esempi di fornitori sono Google Analytics, Facebook e lo stesso Avacy. In tutti e 3 questi casi, i servizi gestiscono i dati dell'utente finale, chi più esplicitamente, chi meno.

Nel caso dei fornitori, l'obbligo è di avere una lista di fornitori pubblica, che il proprietario dichiara essere attivi sul proprio spazio web. Questi sono raggiungibili attraverso il cookie banner, e con Avacy l'unica azione da intraprendere è quella di completare la proria lista fornitori.

É possibile vedere e modificare la lista fornitori entrando dalla Home all'interno di un singolo spazio web, quindi cliccando su "Vai alla lista fornitori" nel riquadro dedicato ai fornitori. In alternativa, dalla stessa pagina, è possibile cliccare dal menu laterale alla voce "Lista fornitori".

Se vuoi approfondire come gestire i fornitori ti suggeriamo una lettura a questa pagina.

Un cookie su uno spazio web è un piccolo file di testo che viene salvato sul tuo computer o dispositivo quando lo visiti. Questo file contiene informazioni che possono aiutare lo spazio web a ricordare chi sei e le tue preferenze per le visite future. Ad esempio, può ricordare la tua lingua preferita, gli articoli che hai aggiunto al carrello o se hai effettuato l'accesso. In sintesi i cookie rendono l'esperienza di navigazione più personalizzata e comoda.

Esattamente come i fornitori l'obbligo è di avere una lista di cookie presenti sul proprio spazio web pubblica e accessibile attraverso cookie baner. Anche per i cookie questa lista è raggiungibile e modificabile andando da Home al singolo spazio, quindi cliccando su "Vai alla lista cookie" o in alternativa dal menu laterale alla voce "Lista cookie".

Se vuoi approfondire come gestire i cookie ti suggeriamo una lettura a questa pagina.